PUKÖ Döngüsü
Muhasebe ve Vergi Bölümünde kalite güvence çalışmaları; planlama, uygulama, izleme, değerlendirme ve iyileştirme aşamalarını bir bütün olarak ele alan Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al döngüsü doğrultusunda yürütülmektedir.
PUKÖ Döngüsünün Temel Yaklaşımı
PUKÖ döngüsü; kalite güvence süreçlerinin yalnızca belirli dönemlerde gerçekleştirilen değerlendirmelerden ibaret olmamasını, düzenli ve sistematik bir yapıya kavuşmasını sağlayan temel iyileştirme yaklaşımıdır. Bu döngü kapsamında öncelikle hedefler ve faaliyetler planlanmakta, planlanan çalışmalar uygulamaya alınmakta, elde edilen sonuçlar kontrol edilmekte ve gerekli görülen alanlarda düzeltici veya önleyici aksiyonlar geliştirilmektedir.
Bölümümüzde PUKÖ döngüsü; eğitim-öğretim süreçleri, ders planları, ders içerikleri, ölçme-değerlendirme uygulamaları, öğrenci geri bildirimleri, akademik danışmanlık faaliyetleri, paydaş görüşleri, riskler, gelişime açık alanlar ve iyileştirme çalışmalarıyla birlikte ele alınmaktadır.
Sürecin temel amacı yalnızca sorun ortaya çıktığında çözüm üretmek değil; olası sorunları önceden belirlemek, iyileştirme fırsatlarını görünür hale getirmek, alınan kararları kayıt altına almak ve uygulama sonuçlarını yeniden değerlendirmektir.
UniPortal Üzerinden Dijital İzleme
Tekirdağ Namık Kemal Üniversitesi kalite güvence süreçlerinin dijital ortamda izlenmesi, kayıt altına alınması ve takip edilmesi amacıyla UniPortal sistemi kullanılmaktadır. Bölümümüzde yürütülen iyileştirme faaliyetleri, ilgili süreçlere ilişkin kayıtlar ve gerekli durumlarda oluşturulan düzeltici ve önleyici faaliyetler bu sistem üzerinden izlenebilmektedir.
UniPortal sistemi; kalite çalışmalarının yalnızca toplantı tutanaklarında veya münferit belgelerde kalmasını önleyerek süreçlerin kurumsal hafızaya aktarılmasına katkı sağlamaktadır. Böylece belirlenen ihtiyaçlar, sorumlular, gerçekleştirilen faaliyetler, takip süreci ve elde edilen sonuçlar sistematik biçimde kayıt altına alınabilmektedir.
Dijital izleme yaklaşımı sayesinde kalite güvence faaliyetleri daha görünür, izlenebilir ve sürdürülebilir hale gelmekte; birimler arasında koordinasyon sağlanmakta ve gerektiğinde önceki dönemlerde gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin kayıtlara ulaşılabilmektedir.
PUKÖ Döngüsünün İşleyişi
Planla
P
Eğitim-öğretim süreçlerine ilişkin ihtiyaçlar, riskler, sorunlar ve gelişime açık alanlar belirlenir.
Hedefler, sorumlular, uygulanacak faaliyetler, zaman planı ve izleme yöntemi tanımlanır.
Uygula
U
Planlanan çalışmalar ilgili sorumlular tarafından gerçekleştirilir.
Uygulama süreci, ilgili kanıtlar ve gerçekleştirilen faaliyetler kayıt altına alınır.
Kontrol Et
K
Uygulama sonuçları, hedefler ve belirlenen ölçütler doğrultusunda değerlendirilir.
Sorunun devam edip etmediği, yeni risklerin ortaya çıkıp çıkmadığı ve hedeflere ulaşma düzeyi izlenir.
Önlem Al
Ö
Değerlendirme sonuçlarına göre gerekli düzeltici veya önleyici faaliyetler belirlenir.
Gerekli durumlarda yeni aksiyonlar planlanır ve iyileştirme döngüsü yeniden başlatılır.
Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin Açılması ve Takibi
Kalite güvence süreçlerinde tespit edilen sorunlar, riskler veya iyileştirme ihtiyaçları için gerekli durumlarda Düzeltici ve Önleyici Faaliyet (DÖF) açılmaktadır. DÖF uygulaması, yalnızca mevcut bir sorunun çözülmesini değil; benzer sorunların tekrar ortaya çıkmasını önleyecek tedbirlerin geliştirilmesini de amaçlamaktadır.
DÖF süreci kapsamında öncelikle tespit edilen durum açık biçimde tanımlanmakta, nedenleri değerlendirilmekte ve gerekli aksiyonlar belirlenmektedir. Ardından sorumlu birimler veya kişiler tanımlanmakta, öngörülen faaliyetler planlanmakta ve uygulama sonuçları takip edilmektedir.
UniPortal sistemi üzerinden izlenen DÖF kayıtları sayesinde düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumu, tamamlanma süreci ve sonuçları kayıt altına alınabilmektedir. Uygulama sonrasında sorunun devam edip etmediği ve yeni bir iyileştirme ihtiyacının oluşup oluşmadığı yeniden değerlendirilmektedir.
DÖF Sürecinin Temel Aşamaları
Tespit
1
Sorun, risk veya gelişime açık alan belirlenir.
Değerlendirme
2
Durumun nedenleri, etkileri ve öncelik düzeyi incelenir.
DÖF Açılması
3
Gerekli bilgiler sisteme işlenir ve DÖF kaydı oluşturulur.
Aksiyon Planı
4
Faaliyetler, sorumlular ve takip yöntemi belirlenir.
Uygulama
5
Planlanan iyileştirme faaliyetleri hayata geçirilir.
Takip
6
Faaliyetlerin ilerleme ve tamamlanma durumu izlenir.
Sonuçlandırma
7
Sonuçlar değerlendirilir ve gerekli kayıtlar tamamlanır.
Yeniden İzleme
8
Sorunun tekrar oluşup oluşmadığı ve yeni ihtiyaçlar gözden geçirilir.
İzlenebilirlik ve Kurumsal Hafıza
PUKÖ döngüsünün etkili biçimde yürütülebilmesi için gerçekleştirilen çalışmaların yalnızca planlanması yeterli değildir. Alınan kararların, uygulanan faaliyetlerin, sunulan kanıtların ve elde edilen sonuçların izlenebilir biçimde kayıt altına alınması gerekmektedir.
UniPortal üzerinden yürütülen dijital takip; süreçlerin kişilere bağlı kalmasını önlemekte, kurumsal hafızayı güçlendirmekte ve iyileştirme faaliyetlerinin önceki dönemlerle karşılaştırılabilmesine olanak sağlamaktadır.
Bu yapı sayesinde kalite güvence süreçleri; sistematik, kanıta dayalı, şeffaf, hesap verebilir ve sürdürülebilir bir nitelik kazanmaktadır.
PUKÖ Döngüsünün Uygulandığı Temel Alanlar
Ders Planı ve Müfredat
Derslerin güncelliği, program çıktılarıyla uyumu ve mesleki ihtiyaçları karşılama düzeyi izlenir.
Ölçme ve Değerlendirme
Ölçme araçlarının çeşitliliği, öğrenme çıktılarıyla ilişkisi ve öğrencilere duyurulması değerlendirilir.
Akademik Danışmanlık
Danışmanlık faaliyetleri, öğrenci ihtiyaçları ve raporlanan sorun alanları takip edilir.
Öğrenci Geri Bildirimleri
Öğrenci görüşleri, önerileri ve memnuniyet düzeyleri iyileştirme çalışmalarında kullanılır.
Paydaş Görüşleri
Mezun, sektör temsilcisi ve diğer dış paydaş görüşleri program geliştirme süreçlerine dahil edilir.
Risk ve İyileştirme Yönetimi
Tespit edilen riskler değerlendirilir; gerekli görülen durumlarda DÖF açılarak takip edilir.
Sistematik, İzlenebilir ve Sürdürülebilir Kalite Güvencesi
Muhasebe ve Vergi Bölümünde PUKÖ döngüsü; faaliyetlerin planlanması, uygulanması, sonuçların değerlendirilmesi, gerektiğinde DÖF açılması, ilgili aksiyonların UniPortal sistemi üzerinden takip edilmesi ve uygulama sonuçlarının yeniden izlenmesi esasına dayanmaktadır. Bu sistematik yaklaşım, kalite güvence çalışmalarının kurumsallaşmasına ve sürekli iyileştirme kültürünün sürdürülebilir hale gelmesine katkı sağlamaktadır.
PUKÖ döngüsü kapsamında yürütülen süreçler; veri toplama, değerlendirme, aksiyon planlama, uygulama, dijital takip ve yeniden izleme adımlarıyla birlikte ele alınmaktadır. Böylece iyileştirme faaliyetlerinin sürekliliği ve izlenebilirliği güvence altına alınmaktadır.